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Briefpapier

Jeder, der auf sich hält, benutzt ein eigenes Briefpapier. Das gilt umso mehr in Zeiten, in denen die meisten Kommunikationsformen eben nicht mehr durch die Briefpost stattfinden. Schrieb man sich vor den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts noch zu jeder Gelegenheit ein Briefchen oder eine ganze Reihe von Seiten, hat sich der Austausch von Nachrichten seither immer weiter verschoben, zuerst in Richtung Emails, dann weiter in Richtung Social Media oder Kommunikationsplattformen wie Whats App oder Telegram. Diese Social Media haben übrigens unter den Jugendlichen auch schon einen guten Teil der früher so ausdauernden Telefonate geschluckt, man textet jetzt oder sendet sich kurze Tonaufnahmen.

Das Briefpapier und der Brief sind also seltener geworden und finden ihren Platz jetzt zunehmend im Austausch offizieller und amtlich bedeutsamer Botschaften. Das kann die Bestellbestätigung oder die Rechnung sein oder die Mitteilung einer Behörde. Umso wichtiger, dass das Briefpapier von Gewerbetreibenden jeglicher Art ein hochwertiges und exklusives Format erhält. Als fester Bestandteil der sogenannten Geschäftsausstattung stellt das Briefpapier neben anderen Schreibutensilien, den Visitenkarten und allen weiteren Kommunikationselementen das Gesicht Ihrer Firma nach außen dar. Je nach Charakter und Kundengruppe Ihres Unternehmens drückt das Briefpapier einen gewissen Stil aus, der den Empfängern angezeigt werden soll. Es versteht sich von selbst, dass das Briefpapier eines Notars oder eines Strafverteidigers nicht dieselben Stilmittel und ein ähnliches Design wie zum Beispiel dasjenige eines Dachdeckers oder eines Marketing-Experten aufweist.

In vielen Firmen ist die Geschäftsausstattung ein wichtiger Bestandteil des gesamten Corporate Designs, mit dem die Firma und ihre Mitarbeiter sich in der Öffentlichkeit zum Ausdruck bringen. Das Corporate Design stellt ein eigenes Narrativ dar, aus dem sich neben einer wiedererkennbaren Gestaltung aller Kommunikations- und Werbemittel auch typische Verhaltensformen ergeben können.

Was gehört den überhaupt aufs Briefpapier?

Einige Charakteristika des Briefpapiers wie das Grundlayout und die Feldmarken sind in Deutschland mit der DIN 676 festgelegt, andere erklären sich je nach Zweck der Kommunikation. Alle relevanten Absenderangaben werden ebenso benötigt wie bei Unternehmen die Bezeichnung und Rechtsform der Firma. Auch sollten die Bankverbindung und die Umsatzsteuer-Ident. Nummer angegeben sein. Zu den Absenderangaben gehören heutzutage nicht nur die Postanschrift, sondern auch die Email-Adresse und die Website. Für den häufigen Geschäftsverkehr erweisen sich Zusätze wie eine Referenzzeile mit dem Bezug, dem Aktenzeichen und ggf. der Nennung des Sachbearbeiters als sinnvoll. Das Briefpapier sollte jedenfalls auf einem wertigen holzfreien Papier in der Größe DIN A4 gedruckt sein, das tauglich für den Laser- oder Tintenstrahldrucker ist. Das Gewicht her jedoch sollte im Grammaturbereich etwa 80 Gramm per Quadratmeter nur in der Edelausführung übersteigen, da sonst das Porto schon bei zwei Bögen Papier empfindlich ansteigen kann.